Tugas dan Wewenang

Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Katolik Musi Charitas Nomor 476A/II/A-OT1001/08/2022 Tentang Struktur Organisasi Kantor Penjaminan Mutu Universitas Katolik Musi Charitas

Kantor Penjaminan Mutu (KPM) bertugas:

1. Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan penyelenggaraan pendidikan di UKMC berdasarkan peraturan dan pedoman sistem penjaminan mutu dari kementerian pendidikan tinggi.
2. Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu.
3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan di UKMC yang mencakup semua layanan pendidikan dari unit-unit pelaksana di UKMC.
4. Melaksanakan dan mengembangkan audit mutu internal.
5. Menyiapkan auditor audit mutu internal.
6. Menyelenggarakan rapat tinjauan manajemen.
7. Memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan hasil rapat tinjauan manajemen.
8. Mendampingi proses akreditasi dan reakreditasi institusi, program studi dan unit pelaksanan layanan pendidikan lainnya seperti perpustakaan.
9. Mengembangkan sistem informasi pendukung SPMI.
10. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Wakil Rektor I.

Tugas dan wewenang Kepala KPM:

1. Mengusulkan dan menyusun rencana strategis pengembangan SPMI.
2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) KPM serta mengelola pelaksanaannya.
3. Memastikan terselenggaranya SPMI dan Audit Mutu Internal (AMI) sesuai dengan peraturan dan pedoman pelaksanaan dari kementerian pendidikan tinggi.
4. Memimpin sosialisasi, koordinasi dan pemantauan proses AMI yang bertujuan untuk menjamin pemenuhan standar di dalam SPMI universitas.
5. Memimpin pengembangan instrumen Monevin dan AMI sebagai bagian dari SPMI universitas.
6. Memimpin proses reviu berkas akreditasi institusi perguruan tinggi, program studi, dan unit pelaksana layanan pendidikan lainya, dan memberikan masukan dan perbaikan yang diperlukan kepada pihak terkait agar akreditasi prodi dan institusi perguruan tinggi dapat berjalan dengan baik dan memperoleh hasil yang optimal.
7. Memimpin pengembangan sistem informasi pendukung SPMI.
8. Memimpin rapat tinjauan manajemen berdasarkan hasil AMI yang telah dilaksanakan pada unit pelaksanan layanan pendidikan di UKMC.
9. Melakukan evaluasi dan memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan wewenang secara periodik dan setiap saat dibutuhkan kepada Wakil Rektor I.

Tugas dan wewenang Kepala Bagian Pengembangan SPMI:

1. Mengembangkan SPMI UKMC berbasis komputerisasi.
2. Menyelenggarakan kegiatan sosialisasi dan pelatihan SPMI bagi auditor dan kepala unit pelaksana layanan pendidikan di UKMC (dekanat, kepala kantor/lembaga, dan pengelola prodi), TPMF, dan TPMP.
3. Melakukan koordinasi dengan TPMF dan TPMP dalam pengembangan SPMI ditingkat Fakultas dan Program Studi.
4. Menjadi operator DiTES LLDIKTI2 berkoordinasi dengan sekretariat rektorat dan sekretariat fakultas.
5. Mengelola website KPM.
6. Membantu Kepala KPM didalam penyusunan RKAT serta Rencana Strategis KPM, khususnya dalam kegiatan pengembangan SPMI.
7. Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan pengembangan SPMI kepada Kepala KPM.

Tugas dan wewenang Kepala Bagian Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) dan Audit Mutu Internal (AMI):

1. Melaksanakan Monevin dan AMI di semua unit kerja secara periodik dan terprogram.
2. Mengembangkan instrumen dan mekanisme Monevin dan AMI bidang akademik dan non akademik.
3. Merencanakan dan menyiapkan anggota tim auditor.
4. Menyelenggarakan kegiatan sosialisasi dan pelatihan Monevin dan AMI bagi auditor dan kepala unit pelaksana layanan pendidikan di UKMC (dekanat, kepala kantor/lembaga, dan pengelola prodi), TPMF, dan TPMP.
5. Melaporkan berbagai temuan dan ketidaksesuaian hasil Monevin dan AMI kepada Kepala KPM untuk disampaikan ke Rektorat/Dekanat untuk ditindaklanjuti.
6. Menjadi operator aplikasi SISTER terkait pelaporan beban kerja sertifikasi dosen (termasuk pelaporan ke LLDIKTI2).
7. Melakukan sosialisasi kebijakan dan pelatihan aplikasi SISTER terkait pelaporan beban kerja sertifikasi dosen.
8. Mengkoordinasi pelaksanaan monitoring data PDDIKTI secara berkala (data jumlah dosen beserta pemuktahiran jenjang akademik, status akreditasi masing-masing program studi, dan data lainnya yang berkenaan dengan sinkronisasi dari di SISTER dan PDDIKTI.
9. Membantu Kepala KPM didalam menyusun RKAT serta Rencana Strategis KPM, khususnya dalam kegiatan Monevin dan AMI.
10. Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan Monevin dan AMI kepada Kepala KPM.

Tugas dan wewenang Kepala Bagian Akreditasi dan Hibah:

1. Memfasilitasi dan mendampingi universitas, program studi, dan unit pelaksana layanan pendidikan lainnya dalam mempersiapkan dokumen dan visitasi untuk pengajuan status akreditasi.
2. Memantau dan memahami perubahan sistem akreditasi nasional dan memberikan masukan untuk pemutakhiran SPMI universitas serta menyelenggarakan kegiatan sosialisasi atas perubahan sistem akreditasi nasional kepada unit pelaksanan layanan pendidikan.
3. Menjadi operator sistem informasi akreditasi (SAPTO BAN PT dan sistem informasi akreditasi LAM).
4. Menyelenggarakan kegiatan sosialisasi dan pelatihan terkait perubahan sistem akreditasi nasional dan peluang hibah pengembangan institusi.
5. Menggali informasi terkini terkait peluang hibah pengembangan institusi.
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan hibah, termasuk persiapan proposal, manajemen pelaksanaan, Monevin serta pelaporan pertanggungjawabannya.
7. Membantu Kepala KPM didalam menyusun RKAT serta Rencana Strategis KPM, khususnya dalam kegiatan akreditasi dan hibah.
8. Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan akreditasi dan hibah.

Tugas dan wewenang Kepala Bagian Administrasi dan Dokumentasi:

1. Melaksanakan kegiatan administrasi KPM.
2. Mengelola pendokumentasian dokumen-dokumen SPMI.
3. Menjadi operator aplikasi SISTER terkait eligibel sertifikasi dosen.
4. Menjadi operator aplikasi SIKITO.
5. Menjadi admin aplikasi SISUKA terkiat pengaturan periode pengisian dan penilaian BKD, plotting assessor BKD, dan mencetak rekapitulasi BKD.
6. Mendokumentasikan rapat-rapat KPM (Notulen dan Presensi).
7. Memantau informasi terkini yang relevan dengan KPM di website resmi terkait penjaminan mutu (seperti: LLDIKTI2, BANPT, LAMEMBA, LAMDIK, LAMTEKNIK, LAMPTKES, dll).
8. Membantu Kepala KPM menyusun laporan tahunan KPM.
9. Membantu Kepala KPM didalam penyusunan RKAT serta Rencana Strategis KPM, khususnya dalam kegiatan administrasi dan dokumentasi.
10. Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan administrasi dan dokumentasi kepada Kepala KPM.

Tugas dan wewenang Koordinator Tim Penjaminan Mutu Fakultas (TPMF):

1. Memfasilitasi penyusunan dokumen SPMI yaitu kebijakan, manual, standar, formulir mutu dengan mengacu pada visi, misi, tujuan, dan sasaran fakultas dan sejalan dengan dokumen SPMI UKMC.
2. Mensosialisasikan SPMI kepada civitas akademika tingkat fakultas.
3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi SPMI di tingkat fakultas.
4. Melaporkan analisis hasil monitoring dan evaluasi kepada pimpinan fakultas sebagai dasar tindakan koreksi dan peningkatan mutu.
5. Membantu dekan dalam mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam audit mutu internal.
6. Mendampingi dekan dalam proses audit mutu internal.
7. Melaksanakan monitoring terhadap tindak lanjut dari hasil audit mutu internal di lingkungan fakultas.
8. Mengelola pengarsipan dokumen-dokumen SPMI di lingkungan fakultas.
9. Melakukan pendampingan dalam proses akreditasi program studi yang ada di dalam fakultas.
10. Menjadi auditor audit mutu internal.
11. Melakukan koordinasi dengan KPM UKMC dan TPMP.
12. Membantu Dekan didalam menyusun RKAT terkait penjaminan mutu fakultas.
13. Membuat laporan tahunan kepada pengelola fakultas.

Tugas dan wewenang Koordinator Tim Penjaminan Mutu Program Studi (TPMP):

1. Memfasilitasi penyusunan dokumen SPMI yaitu kebijakan, manual, standar, formulir mutu dengan mengacu pada visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi dan sejalan dengan dokumen SPMI UKMC.
2. Mensosialisasikan SPMI kepada civitas akademika tingkat program studi.
3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi SPMI di tingkat program studi.
4. Melaporkan analisis hasil monitoring dan evaluasi kepada ketua program studi sebagai dasar tindakan koreksi dan peningkatan mutu.
5. Membantu ketua program studi dalam mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam audit mutu internal.
6. Mendampingi ketua program studi dalam proses audit mutu internal.
7. Melaksanakan monitoring terhadap tindak lanjut dari hasil audit mutu internal di program studi.
8. Mengelola pengarsipan dokumen-dokumen SPMI di lingkungan program studi.
9. Membantu proses akreditasi program studi.
10. Menjadi auditor audit mutu internal.
11. Melakukan koordinasi dengan KPM UKMC dan TPMF.
12. Membantu ketua program studi didalam menyusun RKAT terkait penjaminan mutu program studi.
13. Membuat laporan tahunan kepada ketua program studi.