Tugas dan Wewenang

  1. Beranda
  2. Tentang Kita
  3. Tugas dan Wewenang
  • Struktur Organisasi
  • Tugas dan Wewenang

    • Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Katolik Musi Charitas Nomor 390A/II/A-OT1001/06/2026 Tentang Struktur Organisasi Kantor Penjaminan Mutu Universitas Katolik Musi Charitas

    Kantor Penjaminan Mutu (KPM) bertugas:

    1. Melaksanakan penjaminan mutu internal dengan mengembangkan SPMI.
    2. Mengimplementasikan SPMI dengan menggunakan 5 (lima) kegiatan penjaminan mutu, yaitu PPEPP Standar Dikti yang membentuk suatu siklus.
    3. Mengelola dokumentasi implementasi SPMI pada tingkat perguruan tinggi.
    4. Memastikan seluruh program studi dan perguruan tinggi mempunyai status Terakreditasi Pertama, Terakreditasi, atau Terakreditasi Unggul.
    5. Melaporkan pelaksanaan siklus PPEPP dalam pengelolaan SPMI ke laman SPMI Kemendiktisaintek.
    6. Mengkoordinasikan persiapan penyusunan proposal dan menyelenggarakan monevin pelaksanaan hibah pengembangan institusi.
    7. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Wakil Rektor I.

    Tugas dan wewenang Kepala KPM:

    1. Menyusun rencana kerja tahunan KPM yang selaras dengan visi-misi perguruan tinggi.
    2. Memastikan terselenggaranya SPMI sesuai dengan peraturan dan pedoman pelaksanaan dari kementerian pendidikan tinggi.
    3. Memverifikasi perangkat SPMI sebelum diajukan ke tingkat rektorat/senat.
    4. Memimpin pengembangan sistem informasi pendukung SPMI.
    5. Memimpin pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) universitas dan mempresentasikan hasil evaluasi mutu kepada pimpinan tertinggi dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
    6. Memonitoring tindak lanjut hasil AMI dan Monev.
    7. Merancang strategi dan mengawal proses akreditasi untuk universitas dan program studi.
    8. Menjalin kerja sama dan benchmarking mutu dengan perguruan tinggi lain.
    9. Mengembangkan budaya mutu di lingkungan UKMC melalui sosialisasi, pelatihan, dan pendampingan.
    10. Mengelola website KPM.
    11. Memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan wewenang secara periodik dan setiap saat dibutuhkan kepada Wakil Rektor I.

    Tugas dan wewenang Kepala Bagian Pengembangan SPMI dan Akreditasi:

    1. Mengelola pelaksanaan siklus PPEPP dalam penyelenggaraan SPMI di tingkat universitas.
    2. Menyusun, mengevaluasi, dan mengendalikan Perangkat Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang meliputi Kebijakan, Pedoman Penerapan Siklus PPEPP, Standar dalam SPMI, Ketentuan Tata Cara Pendokumentasian SPMI, Pedoman/Ketentuan, Prosedur Standar, dan Formulir SPMI di tingkat universitas.
    3. Menyusun dan mengembangkan mekamisme monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan Standar dalam SPMI, antara lain Audit Mutu Internal dan Survei-Survei Mutu.
    4. Menyelenggarakan kegiatan sosialisasi dan pelatihan SPMI bagi auditor dan kepala unit pelaksana layanan pendidikan di UKMC (dekanat, kepala kantor/lembaga, dan pengelola prodi), TPMF, dan TPMP.
    5. Melakukan koordinasi dengan TPMF dan TPMP dalam pengembangan SPMI ditingkat Fakultas dan Program Studi.
    6. Mengembangkan SPMI berbasis komputerisasi.
    7. Mengelola pelaksanaan AMI.
    8. Membantu Ketua dalam menyusun laporan hasil AMI dan menyiapkan bahan untuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
    9. Memastikan tindaklanjut kegiatan pengendalian berdasarkan hasil AMI dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
    10. Memantau status akreditasi dan masa berlaku akreditasi universitas dan seluruh prodi agar tidak terjadi keterlambatan pengajuan re-akreditasi.
    11. Melakukan pendampingan teknis dan simulasi penilaian dokumen akreditasi yang akan diusulkan ke lembaga akreditasi.
    12. Mengkoordinasikan pelatihan dan penyegaran bagi para Auditor Mutu Internal di lingkungan universitas.
    13. Menganalisis capaian mutu indikator kinerja utama (IKU) dan indikator kinerja tambahan (IKT) perguruan tinggi sebagai bahan rekomendasi peningkatan mutu.
    14. Membantu Kepala KPM didalam penyusunan RKAT, khususnya dalam kegiatan pengembangan SPMI dan Akreditasi.
    15. Mewakili Ketua KPM dalam pertemuan operasional jika Ketua berhalangan hadir.
    16. Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan pengembangan SPMI dan Akreditasi kepada Kepala KPM.

    Tugas dan wewenang Staf Administrasi dan Dokumentasi:

    1. Mengelola surat masuk dan surat keluar KPM.
    2. Menyiapkan administrasi rapat, pelatihan, workshop, dan kegiatan mutu lainnya.
    3. Mengelola pendokumentasi dan arsip dokumen mutu baik dalam bentuk fisik maupun digital.
    4. Membantu pengelolaan AMI, antara lain merancang jadwal, menyusun ploting tim auditor, dan menyiapkan administrasi AMI.
    5. Menjadi operator aplikasi SISTER terkait eligibel sertifikasi dosen.
    6. Menyusun notulen rapat dan laporan kegiatan.
    7. Memantau informasi terkini yang relevan dengan KPM di website resmi terkait penjaminan mutu (seperti: LLDIKTI2, BANPT, LAMEMBA, LAMDIK, LAMTEKNIK, LAMPTKES, dll).
    8. Mengelola inventaris dan kebutuhan administrasi kantor.
    9. Membantu Kepala KPM menyusun laporan tahunan KPM.
    10. Membantu Kepala KPM didalam penyusunan RKAT serta Rencana Strategis KPM, khususnya dalam kegiatan administrasi dan dokumentasi.

    Tugas dan wewenang Koordinator Tim Penjaminan Mutu Fakultas (TPMF):

    1. Mengelola pelaksanaan siklus PPEPP dalam penyelenggaraan SPMI di tingkat fakultas.
    2. Menyusunan perangkat SPMI di tingkat fakultas dengan mengacu pada visi, misi, tujuan, dan sasaran fakultas dan sejalan dengan perangkat SPMI UKMC.
    3. Mensosialisasikan SPMI kepada civitas akademika tingkat fakultas.
    4. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi SPMI di tingkat fakultas.
    5. Melaporkan analisis hasil monitoring dan evaluasi kepada pimpinan fakultas sebagai dasar tindakan koreksi dan peningkatan mutu.
    6. Membantu dekan dalam mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam audit mutu internal.
    7. Mendampingi dekan dalam proses audit mutu internal.
    8. Memastikan keterlaksanaan kegiatan tindak lanjut dari hasil audit mutu internal di lingkungan fakultas.
    9. Mengelola dokumentasi dan pengarsipan dokumen-dokumen SPMI baik fisik maupun digital di lingkungan fakultas.
    10. Menyusun target linimasa (timeline) pencapaian peringkat tertinggi (contohnya: unggul) bagi seluruh prodi di bawah fakultas dan mengusulkannya kepada Dekan untuk dikunci menjadi kontrak kinerja.
    11. Melakukan pemetaan berkala (minimal setiap 1 tahun akademik) terhadap capaian kinerja fakultas berdasarkan instrumen akreditasi terbaru untuk sebagai dasar mendeteksi prodi mana saja yang memiliki potensi atau risiko gagal meraih predikat akreditasi tertinggi.
    12. Melakukan pendampingan dalam proses akreditasi program studi yang ada di dalam fakultas.
    13. Membangun dan mengelola website penjaminan mutu fakultas.
    14. Menjadi auditor audit mutu internal.
    15. Melakukan koordinasi dengan KPM UKMC dan TPMP.
    16. Membantu Dekan didalam menyusun RKAT terkait penjaminan mutu fakultas.
    17. Membuat laporan tahunan kepada pengelola fakultas.

    Tugas dan wewenang Koordinator Tim Penjaminan Mutu Program Studi (TPMP):

    1. Mengelola pelaksanaan siklus PPEPP dalam penyelenggaraan SPMI di tingkat prodi.
    2. Menyusun perangkat SPMI di tingkat prodi dengan mengacu pada visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi dan sejalan dengan perangkat SPMI fakultas dan UKMC.
    3. Mensosialisasikan SPMI kepada civitas akademika tingkat program studi.
    4. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi SPMI di tingkat program studi.
    5. Melaporkan analisis hasil monitoring dan evaluasi kepada ketua program studi sebagai dasar tindakan koreksi dan peningkatan mutu.
    6. Membantu ketua program studi dalam mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam audit mutu internal.
    7. Mendampingi ketua program studi dalam proses audit mutu internal.
    8. Memastikan keterlaksanaan kegiatan tindak lanjut dari hasil audit mutu internal di lingkungan prodi.
    9. Mengelola pengarsipan dokumen-dokumen SPMI di lingkungan program studi.
    10. Mendokumentasikan dan mengarsipkan data dan dokumen pendukung sesuai dengan instrumen akreditasi untuk keperluan akreditasi prodi secara berkala (minimal setiap 1 tahun akademik).
    11. Membantu proses akreditasi program studi.
    12. Menjadi auditor audit mutu internal.
    13. Melakukan koordinasi dengan Koordinator TPMF dan KPM UKMC.
    14. Membantu ketua program studi didalam menyusun RKAT terkait penjaminan mutu program studi.
    15. Membuat laporan tahunan kepada ketua program studi.

    Share:

    © 2018 Kantor Penjaminan Mutu - UKMC